Formulaires de consentement

Avant de participer à un entretien enregistré, chacun doit savoir ce qui est enregistré, à quoi cela sert, combien de temps c'est conservé et qui le verra, et doit l'accepter. Les formulaires de consentement vous permettent de demander cet accord dans LetsFindWhy et d'en conserver une trace que vous pourrez présenter plus tard à un auditeur ou au participant.

Vous rédigez les formulaires sur un processus. Toute personne que vous invitez à un entretien sur ce processus les lit et les signe avant de pouvoir rejoindre. Chaque signature est conservée avec le texte exact qui a été présenté, de sorte que l'enregistrement reste fidèle même après que vous avez modifié le formulaire.

Comment fonctionne le consentement dans LetsFindWhy

Un formulaire de consentement appartient à un seul processus et est rédigé exactement dans les langues de ce processus, avec un onglet par langue. Une étude qui veut la même formulation ailleurs part du même modèle.
Un formulaire reste un brouillon tant que chaque langue n'a pas de texte (ou de PDF). Personne n'est invité à signer un brouillon, vous pouvez donc en créer un sur une étude en cours sans bloquer qui que ce soit.
Dès qu'un formulaire est actif, un participant ne peut rejoindre un entretien sur le processus qu'après l'avoir signé. Un processus sans formulaire actif fonctionne exactement comme avant.
Un processus peut comporter jusqu'à cinq formulaires, et les participants signent une seule fois quel que soit leur nombre : une même signature figure au bas de chaque document.

Comment rédiger un formulaire de consentement

Ouvrez Consentement dans la barre latérale du projet. Chaque processus a sa propre liste de formulaires.
Cliquez sur Nouveau formulaire de consentement (sur un processus qui a déjà des formulaires, cliquez d'abord sur Modifier). L'éditeur s'ouvre sur un brouillon vide.
Laissez Modèle sélectionné au-dessus des langues et choisissez un entretien enregistré, un groupe de discussion ou un entretien modéré par IA. Chaque langue du formulaire est remplie avec le même modèle, chacune dans sa propre langue, avec le nom de votre organisation, votre adresse e-mail et la durée de conservation des enregistrements de votre organisation déjà renseignés. Pour rédiger le vôtre de zéro, choisissez Personnalisé.
Relisez-le en entier et modifiez ce qui ne correspond pas à votre étude, comme les personnes qui y assisteront ou le déroulement de l'entretien, puis ajoutez ce qui manque, comme une compensation.
Vérifiez-le avec Aperçu en tant que recrue, puis cliquez sur Enregistrer.

Les formulaires sont en texte brut. La première ligne est le titre que voient les participants, une ligne vide commence un nouveau paragraphe, et un intertitre est simplement une ligne isolée. Ce que vous saisissez est exactement ce qu'ils lisent : rien n'est complété ni mis en forme après l'enregistrement, donc le texte que vous approuvez est celui qu'ils signent.

Autres langues

Chaque participant lit l'onglet de sa propre langue. Sur chaque onglet autre que celui de votre langue se trouve un bouton Traduire depuis qui traduit automatiquement votre texte dans cet onglet, qu'il soit enregistré ou non. La traduction n'est enregistrée que lorsque vous cliquez sur Enregistrer, et un bandeau vous rappelle de la relire d'abord.

Le texte traduit est votre document juridique, pas le nôtre. Si personne dans votre équipe ne peut le vérifier, traduisez-le en dehors de l'application et collez la version relue.

Importer un PDF à la place

Si votre service juridique a déjà validé un document, cliquez sur Importer un PDF à la place et importez un PDF par langue (jusqu'à 10 Mo chacun). Le nom du fichier, sans .pdf, devient le titre. Les participants lisent le PDF sur la page, avec un bouton pour l'afficher en plein écran ; ils ne sont jamais envoyés vers un autre onglet pour signer.

Un formulaire ne peut passer du texte au PDF (et inversement) que tant qu'il est un brouillon. Un PDF ne peut pas être traduit automatiquement dans l'application.

Plusieurs documents

Placez chaque engagement distinct dans un formulaire distinct : l'accord de confidentialité d'un client ou un avenant sur des sujets sensibles gagne à être un document à part plutôt que collé à la fin du document principal, car le modifier plus tard ne demandera aux participants de signer à nouveau que ce document.

Les participants lisent les formulaires dans l'ordre de la liste. Cliquez sur Modifier à côté de la liste pour réorganiser ou retirer des formulaires, et sur Aperçu de ce que voient les recrues pour lire l'ensemble tel qu'un participant le verra. Chaque document supplémentaire allonge la lecture avant l'entretien.

Ce que voient les participants, et comment ils signent

L'e-mail d'invitation renvoie vers une page de consentement, et toute personne qui ouvre son lien de réunion sans avoir signé y est d'abord redirigée. Les documents sont présentés les uns sous les autres, chacun se terminant par un bouton Ajouter une signature. N'importe lequel de ces boutons ouvre une même fenêtre qui liste tous les documents sur lesquels la signature sera apposée.

Les participants signent en dessinant avec une souris, un stylet ou le doigt, ou en saisissant leur nom s'ils ne peuvent pas dessiner. Dans les deux cas, il s'agit d'une signature électronique simple, et non d'une vérification d'identité. Nous conservons la signature, l'heure, leur adresse IP et leur navigateur, ainsi qu'une copie exacte de ce qui leur a été présenté.

Il n'y a pas de cases à cocher pour chaque clause. Chaque modèle se termine par une courte section indiquant ce à quoi la signature engage (l'enregistrement, les observateurs, le droit d'arrêter, et le fait d'avoir 18 ans ou plus). Cela signifie aussi qu'un formulaire ne peut pas contenir d'accord facultatif, comme accepter d'être recontacté pour de futures études : tout formulaire actif est obligatoire.

Jusqu'à ce qu'ils rejoignent un entretien pour la première fois, les participants peuvent redessiner ou effacer leur propre signature. Ensuite, elle est verrouillée, et revenir sur son consentement devient un retrait que vous enregistrez.

Modifier un formulaire déjà signé

Toute modification du texte ou du fichier d'un formulaire actif, dans n'importe quelle langue, crée une nouvelle version, et toute personne ayant signé l'ancienne est invitée à signer à nouveau avant son prochain entretien. Cela inclut délibérément la correction d'une coquille après le terrain : le produit ne décide pas quelles modifications comptent. Avant l'enregistrement, l'éditeur vous indique combien de personnes ont signé et combien ont déjà été interrogées.

Voir qui a signé

Sous les formulaires de chaque processus, la page Consentement liste chaque participant avec son statut : signé, pas encore signé, obsolète (il a signé une version antérieure), refusé ou retiré. Dépliez une ligne pour voir chaque document, ou ouvrez son menu pour consulter le registre complet, y compris le texte sur lequel chaque signature a été apposée.

Chaque consentement est signé par le participant sur ce site. Il n'est pas possible de marquer quelqu'un comme ayant consenti ni d'enregistrer un consentement recueilli sur papier ou par un client : si quelqu'un est bloqué, utilisez Copier le lien de consentement et envoyez-le-lui. Les liens partagés pour les répondants sont désactivés sur un processus doté de formulaires de consentement ; invitez donc les participants par e-mail depuis la page Entretiens.

Les participants qui refusent peuvent changer d'avis et signer plus tard depuis le même lien ; la personne qui les a invités reçoit un e-mail lorsqu'ils refusent.

Lorsqu'un participant se retire

Les participants se retirent en vous contactant, comme chaque modèle le leur indique. Enregistrez-le avec Marquer comme retiré sur leur ligne, accompagné d'une note. Ils ne peuvent plus rejoindre d'entretiens sur le processus. Rien n'est supprimé automatiquement : supprimez leurs enregistrements depuis la page Entretiens s'ils vous l'ont demandé.

Durée de conservation des consentements

Les consentements sont conservés plus longtemps que les enregistrements, délibérément : votre durée de conservation supprime les enregistrements, jamais les consentements sous lesquels ils ont été réalisés. Supprimer un participant efface son nom, sa signature et ses coordonnées du registre, mais conserve une preuve anonyme que le consentement à cette version existait à ce moment-là.

Un point de départ, pas un avis juridique

Les modèles suivent les recommandations courantes du secteur des études, mais ils ne constituent pas un avis juridique. Faites relire vos formulaires par la personne responsable de la conformité dans votre organisation, assurez-vous de tenir chaque engagement qu'ils contiennent (par exemple la durée de conservation des enregistrements), et n'oubliez pas que toute personne de moins de 16 ans a besoin du consentement d'un parent ou d'un tuteur.