Einwilligungserklärungen

Bevor jemand an einem aufgezeichneten Interview teilnimmt, sollte die Person wissen, was aufgezeichnet wird, wofür es verwendet wird, wie lange es aufbewahrt wird und wer es sehen wird, und sie sollte dem zustimmen. Mit Einwilligungserklärungen holen Sie diese Zustimmung direkt in LetsFindWhy ein und erhalten einen Nachweis, den Sie später einer Prüfstelle oder der teilnehmenden Person vorlegen können.

Sie verfassen die Erklärungen in einem Prozess. Alle, die Sie zu einem Interview in diesem Prozess einladen, lesen und unterschreiben sie, bevor sie teilnehmen können. Jede Unterschrift wird mit genau dem Text gespeichert, der angezeigt wurde, sodass der Nachweis auch dann stimmt, wenn Sie die Erklärung später bearbeiten.

So funktioniert die Einwilligung in LetsFindWhy

Eine Einwilligungserklärung gehört zu genau einem Prozess und wird in genau den Sprachen dieses Prozesses verfasst, mit einem Tab pro Sprache. Eine Studie, die denselben Wortlaut an anderer Stelle braucht, beginnt mit derselben Vorlage.
Eine Erklärung ist ein Entwurf, bis jede Sprache Text (oder ein PDF) hat. Niemand wird gebeten, einen Entwurf zu unterschreiben, daher können Sie auch in einer laufenden Studie einen anlegen, ohne jemanden aufzuhalten.
Sobald eine Erklärung aktiv ist, kann eine teilnehmende Person einem Interview in diesem Prozess erst beitreten, nachdem sie sie unterschrieben hat. Ein Prozess ohne aktive Erklärung funktioniert genau wie bisher.
Ein Prozess kann bis zu fünf Erklärungen enthalten, und Teilnehmende unterschreiben nur einmal, egal wie viele es sind: Eine Unterschrift steht am Ende jedes Dokuments.

So verfassen Sie eine Einwilligungserklärung

Öffnen Sie „Einwilligung“ in der Seitenleiste des Projekts. Jeder Prozess hat seine eigene Liste von Erklärungen.
Klicken Sie auf Neue Einwilligungserklärung (bei einem Prozess, der bereits Erklärungen hat, klicken Sie zuerst auf Bearbeiten). Der Editor öffnet sich mit einem leeren Entwurf.
Lassen Sie oberhalb der Sprachen Vorlage ausgewählt und wählen Sie ein aufgezeichnetes Interview, eine Fokusgruppe oder ein KI-moderiertes Interview. Jede Sprache des Formulars wird mit derselben Vorlage gefüllt, jeweils in ihrer eigenen Sprache, und der Name Ihrer Organisation, Ihre E-Mail-Adresse und der Aufbewahrungszeitraum Ihrer Organisation für Aufzeichnungen sind bereits eingetragen. Um einen eigenen Text von Grund auf zu verfassen, wählen Sie Eigener Text.
Lesen Sie ihn ganz durch und ändern Sie alles, was nicht zu Ihrer Studie passt, etwa wer zusieht oder wie das Interview abläuft, und ergänzen Sie, was fehlt, etwa eine Aufwandsentschädigung.
Prüfen Sie sie mit Vorschau aus Sicht der Rekrutierten und klicken Sie dann auf Speichern.

Erklärungen sind reiner Text. Die erste Zeile ist der Titel, den Teilnehmende sehen, eine Leerzeile beginnt einen neuen Absatz, und eine Überschrift ist einfach eine eigene Zeile. Was Sie eingeben, ist genau das, was gelesen wird: Nach dem Speichern wird nichts ausgefüllt oder formatiert, sodass der Text, den Sie freigeben, der Text ist, der unterschrieben wird.

Weitere Sprachen

Alle Teilnehmenden lesen den Tab ihrer eigenen Sprache. Auf jedem Tab außer dem Ihrer eigenen Sprache gibt es eine Schaltfläche Übersetzen aus, die Ihren Text maschinell in diesen Tab übersetzt, ob gespeichert oder nicht. Die Übersetzung wird erst gespeichert, wenn Sie auf „Speichern“ klicken, und ein Hinweis erinnert Sie daran, sie vorher zu lesen.

Der übersetzte Text ist Ihr rechtliches Dokument, nicht unseres. Wenn niemand in Ihrem Team ihn prüfen kann, übersetzen Sie ihn außerhalb der App und fügen Sie die geprüfte Fassung ein.

Stattdessen ein PDF hochladen

Wenn Ihre Rechtsabteilung ein Dokument bereits freigegeben hat, klicken Sie auf Stattdessen ein PDF hochladen und laden Sie ein PDF pro Sprache hoch (jeweils bis zu 10 MB). Der Dateiname ohne .pdf wird zum Titel. Teilnehmende lesen das PDF auf der Seite, mit einer Schaltfläche für die Vollbildansicht; zum Unterschreiben werden sie nie in einen anderen Tab geschickt.

Eine Erklärung kann nur als Entwurf zwischen Text und PDF wechseln. Ein PDF kann in der App nicht maschinell übersetzt werden.

Mehr als ein Dokument

Gehört eine Zusage nicht zur Haupterklärung, erhält sie eine eigene Erklärung: Eine Verschwiegenheitsvereinbarung eines Kunden oder ein Zusatz zu sensiblen Themen ist als eigenes Dokument besser aufgehoben als ans Ende des Hauptdokuments angehängt, denn eine spätere Änderung bittet Teilnehmende dann nur, dieses eine Dokument erneut zu unterschreiben.

Teilnehmende lesen die Erklärungen in der Reihenfolge der Liste. Klicken Sie neben der Liste auf Bearbeiten, um Erklärungen neu anzuordnen oder zu entfernen, und auf Vorschau: was Rekrutierte sehen, um das gesamte Paket so zu lesen, wie es eine teilnehmende Person tun wird. Jedes zusätzliche Dokument bedeutet mehr Lesestoff vor dem Interview.

Was Teilnehmende sehen und wie sie unterschreiben

Die Einladungs-E-Mail verlinkt auf eine Einwilligungsseite, und wer den Meeting-Link öffnet, ohne unterschrieben zu haben, wird zuerst dorthin geleitet. Die Dokumente stehen untereinander, jedes endet mit einer Schaltfläche „Unterschrift hinzufügen“. Jede dieser Schaltflächen öffnet denselben Dialog, der alle Dokumente auflistet, unter die die Unterschrift gesetzt wird.

Teilnehmende unterschreiben, indem sie mit Maus, Stift oder Finger zeichnen, oder indem sie ihren Namen eintippen, falls sie nicht zeichnen können. In beiden Fällen ist es eine einfache elektronische Signatur, keine Identitätsprüfung. Wir speichern die Unterschrift, den Zeitpunkt, die IP-Adresse und den Browser sowie eine Kopie genau dessen, was angezeigt wurde.

Es gibt keine Kontrollkästchen für einzelne Klauseln. Jede Vorlage endet mit einem kurzen Abschnitt, der sagt, wozu die Unterschrift die Zustimmung gibt (Aufzeichnung, Beobachter, das Recht abzubrechen und ein Mindestalter von 18 Jahren). Das bedeutet auch, dass es innerhalb einer Erklärung keine optionale Zustimmung gibt, etwa zur Kontaktaufnahme für künftige Studien: Jede aktive Erklärung ist verpflichtend.

Bis zu ihrem ersten Interview können Teilnehmende ihre Unterschrift neu zeichnen oder löschen. Danach ist sie gesperrt, und die Rücknahme der Einwilligung ist ein Widerruf, den Sie erfassen.

Eine bereits unterschriebene Erklärung bearbeiten

Jede Änderung am Text oder an der Datei einer aktiven Erklärung, in jeder Sprache, erzeugt eine neue Version, und alle, die die alte unterschrieben haben, werden vor ihrem nächsten Interview gebeten, erneut zu unterschreiben. Das gilt bewusst auch für die Korrektur eines Tippfehlers nach der Feldphase: Das Produkt entscheidet nicht, welche Änderungen wichtig sind. Bevor Sie speichern, zeigt Ihnen der Editor, wie viele Personen unterschrieben haben und wie viele bereits interviewt wurden.

Sehen, wer unterschrieben hat

Unter den Erklärungen jedes Prozesses listet die Seite „Einwilligung“ alle Teilnehmenden mit ihrem Status auf: unterschrieben, noch nicht unterschrieben, veraltet (sie haben eine ältere Version unterschrieben), abgelehnt oder widerrufen. Klappen Sie eine Zeile auf, um jedes Dokument zu sehen, oder öffnen Sie ihr Menü, um den vollständigen Nachweis anzuzeigen, einschließlich des Textes, unter den jede Unterschrift gesetzt wurde.

Jede Einwilligung wird von der teilnehmenden Person selbst auf dieser Website unterschrieben. Es gibt keine Möglichkeit, jemanden als eingewilligt zu markieren oder eine auf Papier oder von einem Kunden eingeholte Einwilligung zu erfassen: Wenn jemand nicht weiterkommt, verwenden Sie „Einwilligungslink kopieren“ und senden Sie ihn der Person. Geteilte Befragten-Links sind für einen Prozess mit Einwilligungserklärungen deaktiviert, laden Sie Personen also per E-Mail über die Seite „Interviews“ ein.

Teilnehmende, die ablehnen, können es sich anders überlegen und später über denselben Link unterschreiben; die Person, die sie eingeladen hat, erhält eine E-Mail, wenn sie ablehnen.

Wenn jemand widerruft

Teilnehmende widerrufen, indem sie Sie kontaktieren, wie es ihnen jede Vorlage sagt. Erfassen Sie den Widerruf mit Als widerrufen markieren in ihrer Zeile, zusammen mit einer Notiz. Sie können danach keinem Interview in diesem Prozess mehr beitreten. Nichts wird automatisch gelöscht: Löschen Sie ihre Aufzeichnungen auf der Seite Interviews, wenn sie Sie darum gebeten haben.

Wie lange Einwilligungsnachweise aufbewahrt werden

Einwilligungsnachweise werden bewusst länger aufbewahrt als Aufzeichnungen: Ihr Aufbewahrungszeitraum entfernt Aufzeichnungen, niemals die Einwilligungsnachweise, unter denen sie entstanden sind. Wenn Sie eine teilnehmende Person löschen, werden ihr Name, ihre Unterschrift und ihre Kontaktdaten aus dem Nachweis entfernt, es bleibt aber ein anonymer Beleg, dass zu diesem Zeitpunkt eine Einwilligung zu dieser Version vorlag.

Ein Ausgangspunkt, keine Rechtsberatung

Die Vorlagen folgen gängigen Empfehlungen der Forschungsbranche, sind aber keine Rechtsberatung. Prüfen Sie Ihre Erklärungen mit der Person, die in Ihrer Organisation für Compliance zuständig ist, stellen Sie sicher, dass Sie jede darin gegebene Zusage auch einhalten (etwa, wie lange Sie Aufzeichnungen aufbewahren), und denken Sie daran, dass Personen unter 16 Jahren die Einwilligung eines Elternteils oder Erziehungsberechtigten benötigen.