Formulários de consentimento

Antes de alguém participar de uma entrevista gravada, a pessoa deve saber o que é gravado, para que é usado, por quanto tempo é mantido e quem vai ver, e deve concordar com isso. Os formulários de consentimento permitem pedir essa concordância dentro da LetsFindWhy e manter um registro dela que você pode mostrar a um auditor ou ao próprio participante depois.

Você escreve os formulários em um processo. Todas as pessoas que você convida para uma entrevista desse processo os leem e assinam antes de poder entrar. Cada assinatura é armazenada com o texto exato que foi mostrado, então o registro continua fiel mesmo depois que você edita o formulário.

Como o consentimento funciona na LetsFindWhy

Um formulário de consentimento pertence a um único processo e é escrito exatamente nos idiomas desse processo, com uma aba por idioma. Um estudo que queira o mesmo texto em outro lugar começa pelo mesmo modelo.
Um formulário é um rascunho até que todos os idiomas tenham texto (ou um PDF). Ninguém é solicitado a assinar um rascunho, então você pode criar um em um estudo em andamento sem atrasar ninguém.
Quando um formulário está ativo, um participante só pode entrar em uma entrevista do processo depois de assiná-lo. Um processo sem formulário ativo funciona exatamente como antes.
Um processo pode ter até cinco formulários, e os participantes assinam uma única vez, não importa quantos sejam: uma única assinatura vai ao pé de cada documento.

Como escrever um formulário de consentimento

Abra Consentimento na barra lateral do projeto. Cada processo tem sua própria lista de formulários.
Clique em Novo formulário de consentimento (em um processo que já tem formulários, clique antes em Editar). O editor abre com um rascunho vazio.
Deixe Modelo selecionado acima dos idiomas e escolha uma entrevista gravada, um grupo focal ou uma entrevista moderada por IA. Todos os idiomas do formulário são preenchidos com o mesmo modelo, cada um no próprio idioma, já com o nome da sua organização, o seu endereço de e-mail e o período de retenção de gravações da sua organização. Para escrever o seu do zero, escolha Personalizado.
Leia o texto inteiro e altere o que não se encaixar no seu estudo, como quem vai assistir ou como a entrevista acontece, e acrescente o que estiver faltando, como um incentivo.
Confira com Visualizar como recrutado e depois clique em Salvar.

Os formulários são texto simples. A primeira linha é o título que os participantes veem, uma linha em branco inicia um novo parágrafo e um título de seção é apenas uma linha isolada. O que você digita é exatamente o que eles leem: nada é preenchido nem formatado depois que você salva, então o texto que você aprova é o texto que eles assinam.

Outros idiomas

Cada participante lê a aba do próprio idioma. Em todas as abas que não são do seu idioma há um botão Traduzir de que traduz automaticamente o seu texto para aquela aba, salvo ou não. A tradução não é salva até você clicar em Salvar, e um aviso lembra você de lê-la antes.

O texto traduzido é o seu documento jurídico, não o nosso. Se ninguém da sua equipe puder revisá-lo, traduza-o fora do app e cole a versão revisada.

Enviar um PDF em vez disso

Se a sua equipe jurídica já aprovou um documento, clique em Enviar um PDF em vez disso e envie um PDF por idioma (até 10 MB cada). O nome do arquivo, sem .pdf, vira o título. Os participantes leem o PDF na própria página, com um botão para vê-lo em tela cheia; eles nunca são enviados para outra aba para assinar.

Um formulário só pode alternar entre texto e PDF enquanto for um rascunho. Um PDF não pode ser traduzido automaticamente no app.

Mais de um documento

Coloque um compromisso distinto em um formulário distinto: o acordo de confidencialidade de um cliente ou um adendo sobre temas sensíveis funciona melhor como documento próprio do que colado ao final do principal, porque editá-lo depois só pede aos participantes que assinem esse documento de novo.

Os participantes leem os formulários na ordem da lista. Clique em Editar ao lado da lista para reordenar ou remover formulários, e em Ver o que os recrutados veem para ler o pacote inteiro como um participante vai lê-lo. Cada documento a mais é mais leitura antes da entrevista.

O que os participantes veem e como assinam

O e-mail de convite leva a uma página de consentimento, e quem abre o link da reunião sem ter assinado é enviado para lá primeiro. Os documentos aparecem empilhados, cada um terminando com um botão Adicionar assinatura. Qualquer um desses botões abre uma única caixa de diálogo que lista todos os documentos em que a assinatura será aplicada.

Os participantes assinam desenhando com mouse, caneta ou dedo, ou digitando o nome se não puderem desenhar. Em ambos os casos, trata-se de uma assinatura eletrônica simples, não de uma verificação de identidade. Armazenamos a assinatura, o horário, o endereço IP e o navegador, além de uma cópia exata do que foi mostrado.

Não há caixas de seleção para cláusulas individuais. Cada modelo termina com uma seção curta dizendo com o que a assinatura concorda (gravação, observadores, o direito de parar e ter 18 anos ou mais). Isso também significa que não existe adesão opcional dentro de um formulário, como concordar em ser contatado para estudos futuros: todo formulário ativo é obrigatório.

Até entrarem pela primeira vez em uma entrevista, os participantes podem redesenhar ou apagar a própria assinatura. Depois disso ela fica bloqueada, e retirar o consentimento passa a ser uma retirada que você registra.

Editar um formulário que já foi assinado

Qualquer alteração no texto ou no arquivo de um formulário ativo, em qualquer idioma, cria uma nova versão, e todos que assinaram a anterior são solicitados a assinar de novo antes da próxima entrevista. Isso inclui a correção de um erro de digitação após o trabalho de campo, de propósito: o produto não decide quais alterações importam. Antes de você salvar, o editor informa quantas pessoas assinaram e quantas já foram entrevistadas.

Ver quem assinou

Abaixo dos formulários de cada processo, a página Consentimento lista todos os participantes com seu status: assinado, ainda não assinado, desatualizado (assinou uma versão anterior), recusado ou retirado. Expanda uma linha para ver cada documento, ou abra o menu dela para ver o registro completo, incluindo o texto em que cada assinatura foi aplicada.

Todo consentimento é assinado pelo próprio participante neste site. Não há como marcar alguém como tendo consentido nem registrar um consentimento coletado em papel ou por um cliente: se alguém estiver com dificuldade, use Copiar link de consentimento e envie o link para a pessoa. Os links compartilhados de respondente ficam desativados em um processo com formulários de consentimento, então convide as pessoas por e-mail na página Entrevistas.

Os participantes que recusam podem mudar de ideia e assinar mais tarde pelo mesmo link; quem os convidou recebe um e-mail quando eles recusam.

Quando alguém desiste

Os participantes desistem entrando em contato com você, como todos os modelos os orientam a fazer. Registre isso com Marcar como retirado na linha da pessoa, com uma nota. Ela deixa de poder entrar em entrevistas do processo. Nada é excluído automaticamente: exclua as gravações dela na página Entrevistas se ela pediu.

Por quanto tempo os registros de consentimento são mantidos

Os registros de consentimento são mantidos por mais tempo que as gravações, de propósito: o seu período de retenção remove gravações, nunca os registros de consentimento sob os quais elas foram feitas. Excluir um participante remove o nome, a assinatura e os dados de contato dele do registro, mas mantém uma prova anônima de que o consentimento àquela versão existia naquele momento.

Um ponto de partida, não aconselhamento jurídico

Os modelos seguem orientações comuns do setor de pesquisa, mas não constituem aconselhamento jurídico. Revise seus formulários com o responsável pela conformidade na sua organização, garanta que cada compromisso neles seja um que você cumpre (como por quanto tempo mantém as gravações) e lembre-se de que qualquer pessoa com menos de 16 anos precisa do consentimento de um dos pais ou responsável legal.